Onboarding in Azienda: gestirlo in digitale

Si può pensare a un processo di Onboarding interamente digitale per le aziende in smart working? La risposta è sì! Ecco gli strumenti utili per agevolarlo
Lettura in: 4 minuti

Il processo di Onboarding è fondamentale per le nuove risorse che devono inserirsi nel team di lavoro, ma anche per l’azienda che deve integrare nella propria organizzazione una nuova risorsa per apportare benefici alla propria attività.

Questa procedura ha diversi obiettivi, tra cui quello di far capire ai dipendenti l’ organizzazione, i valori, la filosofia e la mission dell’azienda.
D’altra parte, questo processo permette ai nuovi arrivati di avere una visione chiara e completa del nuovo posto di lavoro: quali sono le procedure? Il regolamento aziendale? Quali strumenti si utilizzano? E quali sono le attività quotidiane?

Insomma, possiamo definirlo un vero e proprio processo di orientamento alla carriera che permette di accompagnare le risorse all’inserimento in azienda. Ma se questo percorso può essere svolto in digitale?
Come operano le aziende che lavorano in smart working?

Vediamo insieme le strategie che renderanno il processo di Onboarding digitale chiaro ed efficace.

Onboarding: una procedura da non sottovalutare

La ragione per cui oggi vi parlo di Onboarding è semplicemente una:
I vantaggi che questa pratica può apportare all’azienda sono notevoli!

Innanzitutto, l’onboarding permette alle imprese di trattenere i migliori talenti, mettendoli a proprio agio e sviluppando un maggior senso di appartenenza per l’azienda.

Un Team coeso e ben integrato ha sempre un maggior profitto: la motivazione a lavorare in un ambiente di lavoro partecipe raggiunge fino al 54% in più di produttività.

Questo si traduce ad una riduzione dei costi di assunzione e numero dei turnover, per cui, un notevole risparmio per le aziende.

È importante quindi non sottovalutare questo processo, capire fino in fondo il suo valore, soprattutto per i lavoratori che si troveranno per la prima volta in un ambiente del tutto nuovo.

Questo vale ancor di più per le aziende che lavorano da remoto: la traduzione di questo processo in modalità virtuale non è affatto semplice, ma come abbiamo visto trovare fin da subito il giusto equilibrio tra risorse e valori aziendali è estremamente importante, ed è fondamentale guidare questo inserimento grazie agli strumenti digitali.

Gli obiettivi del Onboarding digitale

Innanzitutto, parliamo di obiettivi.

I nuovi lavoratori devono iniziare a vestire i panni aziendali e parlare la loro lingua (si parla metaforicamente).

Devono quindi:
• conoscere le regole interne,
• imparare le tecniche
• conoscere gli strumenti di lavoro
• imparare valori, mission e visione dell’aziendale
• avere chiaro l’organigramma aziendale

Per raggiungere questi obiettivi c’è bisogno di un piano di onboarding ben strutturato e soprattutto del supporto degli strumenti digitali.

Ecco come creare il processo di onboarding in vari step!

Piano di Onboarding in Step

Sebbene non esista un piano di onboarding generale per tutte le aziende, possiamo comunque suddividere il processo in varie fasi tipiche.

Fase 1: la selezione

Possiamo dire che per la maggior parte delle imprese la prima fase di onboarding inizia proprio dalle selezioni, quindi nel momento in cui il recruiter effettua i colloqui con il candidato per capire se questo è la risorsa che sta cercando.

In questa fase il recruiter ha il compito di introdurre i valori aziendali, cercando sempre di fare bella figura davanti alla risorsa. Il candidato, infatti, oltre ad a aver chiara la visione e la mission aziendale, deve capire se la realtà aziendale che gli è stata presentata può essere in linea con la personalità, gli interessi e gli stessi valori propri.

Fase 2: assunzione

Questa fase è la parte amministrativa e burocratica del processo. Riguarda infatti la documentazione da compilare e far firmare alla risorsa.
In questa fase è importante dare la massima disponibilità per i chiarimenti a quei dubbi che per varie ragioni non sono emersi durante i colloqui di selezione.
In questa fase del processo le parole chiave da tenere sempre a mente sono: organizzazione, chiarezza e massima trasparenza.

Fase 3: il primo giorno di lavoro

La nuova risorsa inizia il suo percorso all’interno dell’azienda e per quanto possa essere eccitante i dubbi e le insicurezze possono prendere il sopravvento.
La presentazione dell’azienda, come del team di lavoro e degli strumenti utilizzati, un kit di benvenuto e i migliori auguri di un buon inizio potrebbero essere buone strategie per rompere il ghiaccio.

Fase 4: il monitoraggio

Nelle prime settimane, o nei primi mesi, monitora le performance della nuova risorsa, chiedendo costantemente un feedback relativo al proprio approccio in azienda.

  • La risorsa si trova bene?
  • Trova l’ambiente lavorativo piacevole e stimolante?
  • Ha bisogno di chiarimenti o vuole sciogliere alcune perplessità?
  • Ha difficoltà con gli strumenti di lavoro?

Queste domande possono essere di aiuto per migliorare il processo di onboarding e capire molto sulla propria organizzazione.

Inoltre, è importante garantire ai dipendenti formazione, apprendimento di nuove competenze, aggiornamento del proprio background e soprattutto, un percorso di crescita costante.

Onboarding digitale: gli strumenti a tua disposizione

Ecco un elenco dei sowftware più utilizzati in azienda per

Firma digitale: permette ai dipendenti di firmare la relativa documentazione senza dover stampare e scannerizzare.

Software HR: per gestire buona parte dei processi aziendali

Software per videocall: Sono piattaforme che prevedono la realizzazione di videochiamate, anche di gruppo, utili per le riunioni

Software di Project Management: per coordinare task, attività e obiettivi da portare avanti autonomamente e in squadra. Ad esempio: Clickup, Asana, Wrike e molti altri

Strumenti di messaggistica e comunicazione interna all’azienda: per comunicare agevolmente con i collaboratori, come per esempio Workplace, Slack o gli strumenti di Google.

In sostanza…

Questi strumenti sono davvero utile per semplificare il processo di onboarding in un’azienda che lavora da remoto, ma anche per tutte le altre che prediligono il lavoro in presenza. Alcuni di questi software infatti, possono essere di maggiore supporto alle attività e garantiscono una migliore organizzazione del materiale e della documentazione.

Inoltre, è importante che i dipendenti e ciascuna risorsa riceva la giusta formazione per garantire un maggior profitto per l’azienda.

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