Come capire quando e come delegare evitando di generare catastrofi.
Molte piccole imprese trattano le risorse umane come trattano la sicurezza antincendio: le pressioni quotidiane legate alla gestione dell’organizzazione possono indurre a trascurare anche i passaggi di base e, quando si accende un problema, sono costretti a correre.
E per risparmiare denaro, nella maggior parte delle piccole imprese, ci si occupa personalmente delle questioni occupazionali. Ma gli imprenditori o le imprenditrici di queste aziende spesso dedicano più tempo alle vendite, alla tecnologia e ad altre funzioni, mentre si occupano pochissimo di organizzazione. E spessissimo la vivono come un peso.
Chi invece delega, si accorge ben presto che i dipendenti che si occupano delle risorse umane, semplicemente, non sono preparati. Il 70% delle aziende con un numero di dipendenti compreso tra 5 e 32 aggiunge il compito di seguire “le risorse umane” al carico di lavoro dei dipendenti con poca o nessuna esperienza in tale ambito.
Circa il 23% delle volte, questi “responsabili delle risorse umane ad hoc” ricoprono funzioni o ruoli amministrativi e di direzione operativa, mentre il 12% lavora nel settore finanziario.
Sebbene queste persone trascorrano il 20% del loro tempo su questioni relative alle risorse umane, l’81% di loro non è sicuro delle proprie competenze e non ha una formazione formale nella materia. Alcuni si fidano delle proprie capacità e indole di gestire le risorse umane mentre la maggior parte affronta temi organizzativi cercando di usare il “buonsenso”.
Non sorprende quindi che la maggior parte degli imprenditori di piccole imprese non sappia gestire le risorse umane in modo sistematico e formale.
Da un punto di vista aziendale, le organizzazioni con meno di 20 dipendenti spesso stanno meglio quando il proprietario delega le responsabilità delle risorse umane a qualcuno all’interno dell’azienda.
Delegare non è tutto. Se sei a capo dell’azienda devi saper delegare al momento giusto; e dovresti anche considerare con attenzione a chi affidare la tua forza lavoro e come aiutare quelle persone ad avere successo e a non commettere errori incosapevolmente.
Quando delegare
Naturalmente, la tua prima domanda potrebbe essere: “quando dovrei iniziare a delegare?” e “cosa prevede la delega delle risorse umane?”. “In cosa consiste praticamente?”.
Estremizzando, la tua azienda richiede una sorta di funzione delle risorse umane non appena assumi il tuo primo dipendente. Se ci rifletti, sin dal primo dipendente, sei tu ad avviare questo processo!
Ma al di là delle preoccupazioni di base e di come gestire le buste paga e seguire le normative, il successo nell’assumere un buon talento o la persona giusta va ben oltre l’amministrazione. Di quella, solitamente, se ne occupa il consulente del lavoro.
A meno che tu non abbia avviato una start-up super finanziata, il momento per iniziare a delegare di solito si verifica intorno all’assunzione del decimo dipendente. Anche se non c’è una formula precisa, con una decina di collaboratori, ti accorgi subito che il tuo tempo dovrebbe essere investito in altre cose e che le problematiche collegate alle “persone” aumentano a dismisura, e anche le rotture di scatole…
Se il tuo tempo può essere speso meglio altrove, dovresti sempre delegare. Soprattutto all’inizio, quando dovresti concentrarsi sullo sviluppo dell’azienda anzichè sui processi amministrativi.
Questo ti consente di passare dal “cercare di risparmiare denaro al tentativo di fare soldi”.
Anche se il tuo desiderio è quello di costruire un ambiente di lavoro coinvolgente e motivante, ciò non dovrebbe mai sostituirsi all’esigenza di mantenere il focus sulla gestione del business. Perchè se ti allontani troppo dalla gestione del tuo business, presto non avrai più dipendenti di cui preoccuparti.
Se è vero che trattare le persone nel modo giusto porti a fare più soldi, allora la delega delle risorse umane è ancora più importante.
Ma ci sono altri segnali che dovrebbero dirti quando è arrivato il momento di delegare le risorse umane. Ad esempio, quando inzi ad assumenre in modi diversi e investi molto tempo nella fase di recruiting. A volte assumi qualcuno per conoscenza, altre con annunci su portali, altri invece attraverso agenzie. Inevitabilmente, anche il processo di assunzione delineerà il tuo stile e quello della tua azienda. Non parliamo poi del periodo di formazione dei nuovi arrivati.
In questi casi, la standardizzazione dei processi migliora l’efficienza e adottando un unico approccio eviterai malcontenti. Questo non vuol dire che devi affidarti solo a determinati canali o che devi spendere soldi attraverso società di recuiting.
Anche se l’azienda è piccola, avere una linea guida sulle politiche aziendali riduce le inefficienze e formalizza i rapporti e, soprattutto, aiuta la persona a cui delegherai ad avere una visione chiara dell’azienda e quindi sarà maggiormente capace di trasferirla a terzi.
Un ulteriore elemento che ti aiuta a decidere quando delegare le risorse umane è il ritmo dell’attività e il fatturato: anzi, sono determinanti.
Se il ritmo di crescita è veloce, allora le attività di selezione possono sfociare velocemente in un turtnover molto alto.
Identificare la persona giusta
La premessa è che come imprenditore tu non delegherai mai del tutto, almeno nella prima fase.
Ma una volta presa la decisione di delegare le risorse umane (anche se con fatica), molti imprenditori commettono l’errore di assegnare i subordinati in base al loro ruolo piuttosto che alle loro capacità. Purtroppo, si tende a scegliere persone che non sono più qualificate di qualsiasi altro manager in ufficio e la tua prima preoccupazione è sempre quella di trovare qualcuno o qualcuna che garantisca di mantenere “tutto riservato”.
Anche tu potresti preferire una persona di “fiducia”, ma le caratteristiche principali che dovrà avere avere chi si occuperà di risorse umane nella tua azienda dovranno riunire alcune abilità e capacità come: l’inclinazione ad ascoltatare empaticamente e la capacità di essere una “guida” per i dipendenti. Dovrai trovare un profilo con buone capacità di gestione delle persone. Molto spesso, “saranno loro che daranno cattive notizie”.
Delegare significa formazione
Scegliere la persona giusta significa identificare un profilo con il giusto potenziale e quindi addestrarla. Le risorse umane richiedono una notevole conoscenza e uno dei peggiori errori che potresti compiere è affidare le responsabilità delle risorse umane a qualcuno che non ha sviluppato alcuna competenza di base (anche se è di fiducia…).
Dovrai assegnare i compiti e gli obiettivi per la gestione delle persone a qualcuno o qualcuna che è stato inizialmente assunto per un altro ruolo. Non solo, per la gran parte del suo tempo, questa persona, svolgerà più ruoli.
Per questa ragione sarà fondamentale lasciargli il tempo per allenarsi e dovrai aiutarla a imparare. Anche tu dovrai imparare cose nuove e come gestire alcune dinamiche in modo sistematico e formale.
Le piccole imprese hanno molte risorse che possono utilizzare sia per entrare in una rete di professionisti che per rimanere al passo con le tendenze e le normative attuali.
Ci sono importanti competenze delle risorse umane di cui tu e la tua azienda non potete fare a meno come: la risoluzione dei conflitti, l’intelligenza emotiva e l’analisi dei problemi da più punti di vista, come il punto di vista dell’organizzazione e il punto di vista del dipendente.
Proprio perchè le risorse umane si applicano trasversalmente alla tua azienda, la formazione non dovrebbe essere limitata a coloro designati per gestire le risorse umane. Ciò significa che alcune cose possono essere delegate, mentre altre rimangono sotto la tua diretta gestione e per questo devi conoscere i processi che applicherà la persona a cui delegherai.
Devi sapere che tutti gli imprenditori passano questa fase e se la portano fino a quando non possono assumere un responsabile HR, ma anche in tal caso dovrai seguire sempre una parte delle risorse umane.
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